英文邮件如何撰写 出国留学必备的技能

在留学生活中，邮件是不可或缺的交流方式，无论是在工作还是学习中都被广泛使用。对于大多数留学生来说，了解并掌握如何撰写一封正式邮件的技巧，可以有效提升工作学习中的沟通效率。

在本篇文章中，我们准备了一些撰写专业邮件的技巧和英文邮件常用句式供大家参考。

邮件结构

1. 邮件标题

当你的邮件到达收件人信箱时，第一眼便会注意到你的邮件标题。因此，标题传达信息清晰正确，言简意赅是至关重要的。

2. 称呼

在电子邮件的第一行，除了称谓，还需要加上问候语。例如，语气较为轻松的“Hi”和“Hello” ，以及更加正式的“Dear”等。

3. 邮件内容

必要时，记得在第一段话中介绍自己。同时需要向收件人说明你写信的原因和目的。

4. 结尾段落

在邮件结束时，可以用“如有任何疑问，请随时与我联系”（“Please let me know if you have any questions”或者“Please reach out if you need further clarification”）作为结尾，询问对方的意见。

5. 结束语Signature

最后，请使用正确的结束语，例如“敬上” 、“此致” （“Regards” 或 “Sincerely” ）别忘了加上你的姓名全称和职位头衔。大多数邮件软件都可以设定一个固定的签名，这样就不需要每次重新填写了。

英文邮件常用句式

1. 开头问候：I hope you......

以美好的祝愿作为一封邮件的开头总会留给人友好和礼貌的印象。下面这些常见的句式可以使用在邮件的开头：

I hope you are well/all is well.

I hope you enjoyed your vacation.

I hope you feel better soon.

I hope you enjoyed the (name of the event).

2. 正文开头句：I am writing to you about......

在邮件的开头，需要自我介绍并且说明此封邮件的目的：

It’s [your name] from [your company/course]......

I am writing to you about......

I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for......

Might I take a moment of your time to......

I am reaching out because......

3. 表达感谢：Thanks for......

在邮件中表达自己的感谢是让收件人感受到尊重的一种表现方式，也会让收件人更有耐心阅读你的邮件：

Thanks for letting me know.

Thank you for your understanding /patience.

Thank you for your email about......

Thanks for sending/asking about/attending......

Thank you for reaching out (to me).

Thanks for your feedback on/your suggestion.

小贴士：如果你需要为自己的重大失误而道歉，可以使用“Please accept our apologies for any inconvenience caused”这样的句式。避免使用“Sorry for the inconvenience”，这样的表达会略显敷衍，不够真诚。并且，不需要整篇邮件大篇幅的道歉，相反，提供有效的解决办法会令对方更容易接受你的道歉。

4. 期待收到回复：Looking forward to hearing from you.

在邮件的结束语处，你可以用类似期待回复的表达作为结束语。要让收件人感受到你对其回复的期待。同时，这样的表达往往还会让收件人愿意给予更多的帮助与反馈：

Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule......

I look forward to seeing/meeting you.

Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated.

I would appreciate your help in this matter.

邮件写作小贴士

以下五个邮件写作小贴士，也能帮你有效提高撰写专业邮件的水平：

言简意赅：在撰写邮件时，要尽量做到言简意赅，保持内容简单明了。

少即是多：避免使用冗长的句型，同时避免提及与主题无关的内容。

语气一致：使用和收件人相近的语气来回复邮件。

表述果断：为了避免重复沟通，写邮件时需要深思熟虑，直击要点。

仔细检查：在点击发送按钮之前，仔细检查是必不可少的步骤。通读邮件，确保所有信息的正确性，比如收件人姓名的拼写，和整篇邮件的语法等。